Une réforme majeure des formalités d’apostille et de légalisation des actes publics entrera en vigueur en 2025. Auparavant assurées par les parquets généraux des Cours d’appel et le ministère des Affaires étrangères, ces démarches seront désormais, assurées par les notaires.
En France, la légalisation d’un document français destiné à une autorité étrangère permet d’attester les informations suivantes : véracité de la signature, identité et fonctions du signataire, identité du sceau ou timbre. Un cachet est apposé sur l’acte. L’apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la convention de La Haye du 5 octobre 1961, à laquelle un grand nombre de pays ont adhéré. Elle atteste des mêmes informations que la légalisation. En pratique, il s’agit d’un timbre apposé sur le document. Le choix entre ces deux types de formalités se fait en fonction du type de documents et de l’État dans lequel l’acte public doit être produit.
Un transfert de compétences aux notaires
À compter du 1er mai 2025, les notaires délivreront l’apostille des actes publics français destinés à être utilisés à l’étranger. Ensuite, dès le 1er septembre 2025, ils assureront également la légalisation de ces actes. Cette évolution s’inscrit dans un processus de dématérialisation visant à simplifier et à sécuriser ces formalités. Ainsi, la légalisation et l’apostille seront délivrées en majorité sous forme électronique et une base de données des signatures publiques sera créée et consultée par les notaires avant de certifier les documents.
Ainsi, ils pourront directement vérifier si la signature figurant sur un document est conforme ainsi que la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc.). Un élément essentiel de cette réforme est donc l’alimentation de cette base, par les communes elles-mêmes, dans des conditions sécurisées.
Un rôle clé pour les communes
Pour garantir le bon fonctionnement de cette réforme, toutes les communes doivent désigner un ou plusieurs « référents » chargés de renseigner une nouvelle base de données nationale des signatures publiques. Les communes devront transmettre à l’ordre des notaires avant le 15 mars 2025, leur nom, numéro Insee et adresse postale, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse mail officielle du ou des référent(s) désigné(s).
L’envoi de ces informations doit se faire à l’adresse suivante : apostille.mairie@notaires.fr.
Seules les communes de plus de 3 500 habitants ont l’obligation d’alimenter cette base de signatures. Toutefois, il est recommandé aux plus petites communes d’y contribuer également, car elles pourront être sollicitées pour la vérification de signatures.
Les instructions relatives à l’alimentation de la base avec les spécimens de signature des officiers d’état civil sont précisées dans le document ci-dessous :