À partir du 1er juillet prochain, les règles de publicité des actes des collectivités territoriales évoluent. L’ordonnance n°2021-1310 et le décret n°2021-1311 du 7 octobre 2021 indique en effet que, dans les communes de plus de 3500 habitants, celle-ci se fera désormais exclusivement par voie électronique, tandis que les communes de moins de 3 500 habitants conservent le choix entre affichage, publication sur papier ou publication sous forme électronique. Rappelons que le respect des règles de publicité des actes est essentiel, dans la mesure où il conditionne leur entrée en vigueur.

Communes de plus de 3 500 habitants et EPCI à fiscalité propre : place à la dématérialisation des actes !

À partir du 1er juillet, les communes de plus de 3 500 habitant ainsi que les EPCI à fiscalité propre (mais aussi les départements et régions) ne devront plus publier leurs actes sous format papier mais uniquement sous forme électronique, via une publication sur leur site internet. Toute personne qui en fera la demande auprès de la collectivité pourra toutefois se voir remettre gratuitement les formats papiers, et ce afin d’assurer l’information des citoyens ne disposant pas d’internet ou ne maîtrisant pas les outils numériques.

Le décret précise par ailleurs que la mise à disposition des actes sous forme électronique doit se faire dans leur intégralité, sous un format non modifiable (en PDF par exemple) et dans des conditions propres à en assurer la conservation, à en garantir l’intégrité et à permettre le téléchargement. L’acte devra comporter la mention, en caractères lisibles, du prénom, du nom et de la qualité de son auteur ainsi que la date de mise en ligne de l’acte sur le site internet de la collectivité.

Communes de moins de 3 500 habitants : le choix entre l’affichage, la publication papier ou la publication électronique

Dans les communes de moins de 3 500 habitants (mais aussi les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés), les actes pourront soit être affichés, soit publiés sur papier, soit publiés sous forme électronique.

Les organes délibérants concernés sont invités à se prononcer par délibération sur le choix retenu avant le 1er juillet. Pour vous accompagner dans cette démarche, l’AMF a publié des modèles de délibération (relire notre article). En l’absence de délibération avant cette date, la publication sous forme électronique sera applicable mais ces modalités pourront être modifiées à tout moment par une nouvelle délibération.

Si l’organe délibérant opte pour la publication sous forme électronique, l’affichage des actes reste cependant autorisé en cas d’urgence.

Le cas particulier des documents d’urbanisme

L’article 7 de l’ordonnance concerne en particulier la publicité des documents d’urbanisme. Leurs nouvelles modalités entreront en vigueur plus tard, le 1er juillet 2023. À partir de cette date, les SCoT, PLU, PLUi ainsi que les délibérations qui les approuvent devront être publiées de façon dématérialisée sur le portail national de l’urbanisme pour être rendus exécutoires.

Toutefois, en cas de “difficultés techniques avérées”, les communes et leurs groupements garderont la possibilité de publier leurs documents dans les conditions de droit commun. Elles devront alors prévenir l’autorité administrative compétente de l’État et procéder à la publication sur le portail national de l’urbanisme dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle le document est devenu exécutoire.

Contenu et modalités de publication du procès-verbal de séance

L’article premier de l’ordonnance du 7 octobre 2021 fixe le contenu des procès-verbaux de séance des assemblées délibérantes et leurs modalités de publicité. Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par le ou les secrétaire(s) de séance, est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaire(s) de séance. Il contient :

• la date et l’heure de la séance ;
• le nom du président ;
• les noms des membres du conseil municipal ou communautaire présents ou représentés ;
• le nom du ou des secrétaire(s) de séance ;
• le quorum ;
• l’ordre du jour de la séance ;
• les délibérations adoptées ;
• les demandes de scrutin particulier ;
• le résultat des scrutins précisant, s’il s’agit de scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote ;
• la teneur des discussions au cours de la séance.

Le procès-verbal est mis à disposition du public en format papier et publié sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la commune ou de l’EPCI lorsqu’il existe dans la semaine qui suit la séance au cour de laquelle il a été arrêté.

Pour les EPCI, il devra également être transmis aux conseillers municipaux non-membres de l’organe délibérant dans un délai d’un mois suivant la séance au cours de laquelle il a été arrêté.

Fin de l’obligation d’affichage du compte-rendu

Il est par ailleurs mis fin à l’obligation, pour toute les communes, d’afficher le compte-rendu de la séance du conseil municipal en mairie et de le publier sur le site internet lorsqu’il existe sous un délai d’une semaine. A partir du 1er juillet prochain, cette obligation ne s’appliquera plus qu’à la liste des délibérations examinées par le conseil municipal.

Pour les EPCI, la liste des délibérations examinées par le conseil devra être transmise aux conseillers municipaux non-membres de l’organe délibérant dans un délai d’un mois suivant chaque séance.

Le recueil des actes administratifs (RAA) simplifié pour les communes de plus de 3 500 habitants

Les communes de plus de 3 500 habitants et EPCI à fiscalité propre avaient jusqu’alors l’obligation de publier leurs délibérations au recueil des actes administratifs (RAA). L’ordonnance du 7 octobre 2021 vient supprimer cette obligation.

Aller plus loin

La Direction Générale des Collectivité Territoriales a mis en ligne des fiches thématiques expliquant la réforme, à télécharger ici.